CẤP ĐỔI GIẤY CHỨNG NHẬN

Cấp đổi giấy chứng nhận là gì?

Khái niệm: Cấp đổi giấy chứng nhận là thủ tục hành chính do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện, nhằm thay thế Giấy chứng nhận đã cấp trước đó khi có sự thay đổi hoặc hư hỏng. Sau khi cấp đổi, người sử dụng đất sẽ được cấp một sổ mới, thay thế sổ cũ nhưng vẫn giữ nguyên quyền sử dụng đất hợp pháp.

Khác với cấp lại:

Cấp lại: Được áp dụng khi Giấy chứng nhận bị mất, cháy, thất lạc hoặc hư hỏng hoàn toàn không thể sử dụng. Đây là thủ tục khôi phục lại giấy tờ đã mất.

Cấp đổi: Được áp dụng khi Giấy chứng nhận vẫn còn nhưng không còn phù hợp vì:

• Sổ bị rách, nát, hỏng, mờ chữ.
• Thông tin trên giấy chứng nhận thay đổi (chủ sở hữu đổi tên, thay đổi địa chỉ, số CMND/CCCD).
• Có sự điều chỉnh do đo đạc lại diện tích, ranh giới thửa đất.

Ý nghĩa: Việc cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và bảo vệ quyền lợi của người dân. Trước hết, nó đảm bảo tính chính xác pháp lý vì các thông tin trên sổ đỏ/sổ hồng luôn được cập nhật đúng với hiện trạng sử dụng đất và hồ sơ pháp luật, tránh tình trạng sai lệch về diện tích, ranh giới hoặc thông tin cá nhân. Thứ hai, giấy chứng nhận đã được cấp đổi giúp các giao dịch dân sự và thương mại như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho hay thế chấp ngân hàng diễn ra thuận lợi và hợp lệ, nhờ hồ sơ rõ ràng và đầy đủ giá trị pháp lý. Cuối cùng, thủ tục này còn bảo vệ quyền lợi chính đáng của người sử dụng đất, bởi một giấy chứng nhận chính xác và minh bạch sẽ giúp hạn chế tranh chấp, tránh bị từ chối khi thực hiện các thủ tục hành chính khác, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong việc đăng ký biến động đất đai về sau.

Các trường hợp cần cấp đổi giấy chứng nhận

Trong quá trình sử dụng đất và sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận (GCN) – hay còn gọi là sổ đỏ/sổ hồng – có thể cần được cấp đổi để đảm bảo thông tin chính xác, rõ ràng và hợp pháp. Theo Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn, cùng với các điểm bổ sung trong Luật Đất đai 2024 (có hiệu lực từ 01/01/2025), những trường hợp sau đây là phổ biến:

1. Giấy chứng nhận đã cấp bị cũ, rách, mờ, hư hỏng

Trong quá trình sử dụng lâu dài, GCN có thể bị rách, nhàu nát, lem mực hoặc phai màu, khiến việc tra cứu thông tin gặp khó khăn.

Nếu các thông tin quan trọng như số thửa, diện tích, tên chủ sở hữu không còn rõ ràng, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu cấp đổi để bảo đảm tính pháp lý.

Đây là trường hợp bắt buộc nếu muốn tiếp tục sử dụng giấy chứng nhận trong các giao dịch như mua bán, chuyển nhượng hoặc thế chấp

2. Đo đạc lại diện tích đất dẫn đến thay đổi số liệu

Công nghệ đo đạc địa chính hiện nay (sử dụng GPS, bản đồ địa chính số) chính xác hơn nhiều so với trước đây.

Nếu diện tích hoặc ranh giới thực tế khác với thông tin ghi trong GCN cũ, người sử dụng đất phải cấp đổi để điều chỉnh cho khớp.

Ví dụ: Thửa đất cũ ghi 95 m² nhưng sau đo đạc lại chính xác là 100 m² → cần cấp đổi để thống nhất thông tin.

3. Thay đổi thông tin về chủ sở hữu

Chủ đất có sự thay đổi về nhân thân như: đổi tên theo quyết định của cơ quan nhà nước, đổi số CMND sang CCCD gắn chip, hoặc chuyển nơi thường trú.

Khi đó, GCN cũ không còn phù hợp và phải cấp đổi để thông tin pháp lý thống nhất với giấy tờ cá nhân.

Nếu không cấp đổi, người dân có thể gặp khó khăn khi thực hiện giao dịch hoặc đăng ký biến động đất đai.

4. Cấp đổi từ mẫu Giấy chứng nhận cũ sang mẫu mới thống nhất

Trước đây, có nhiều loại sổ khác nhau: “sổ đỏ” (do Bộ TN&MT cấp), “sổ hồng” (do Bộ Xây dựng cấp).

Sau năm 2010, Nhà nước thống nhất một mẫu Giấy chứng nhận chung.

Người dân có thể chủ động xin cấp đổi sang mẫu mới để dễ dàng quản lý, thuận tiện cho giao dịch, dù sổ cũ vẫn còn hiệu lực.

5. Tách thửa hoặc hợp thửa đất

Khi người sử dụng đất thực hiện thủ tục tách một thửa thành nhiều thửa hoặc hợp nhiều thửa liền kề thành một thửa duy nhất, cơ quan quản lý sẽ thu hồi GCN cũ và cấp mới.

Đây là trường hợp bắt buộc vì thông tin diện tích, ranh giới, số thửa đã thay đổi.

Sau khi cấp đổi, các thửa đất mới sẽ có GCN riêng, hoặc một GCN chung cho thửa đất hợp lại.

Hồ sơ xin cấp đổi giấy chứng nhận

Để xin cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ/sổ hồng), người sử dụng đất phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và rõ ràng. Bộ hồ sơ này gồm nhiều nhóm giấy tờ khác nhau, tùy trường hợp cấp đổi (do rách nát, hư hỏng, đo đạc lại diện tích hay thay đổi thông tin).

1. Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận

• Mẫu sử dụng: Mẫu số 10/ĐK ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT (được sửa đổi bởi Thông tư 33/2017/TT-BTNMT và các văn bản liên quan).
• Nội dung cần có trong đơn:
  • Thông tin cá nhân hoặc tổ chức đứng tên GCN (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc mã số doanh nghiệp).
  • Thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất (số thửa, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng).
  • Lý do xin cấp đổi: hư hỏng, rách nát, sổ cũ không còn phù hợp, thay đổi diện tích do đo đạc, thay đổi thông tin nhân thân hoặc hợp thửa/tách thửa.
  • Cam kết tính chính xác của thông tin và chữ ký của chủ sử dụng đất.
• Lưu ý: Trường hợp là đồng sở hữu, tất cả những người đứng tên trên GCN đều phải ký vào đơn đề nghị.

2. Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp

• Người dân nộp bản gốc GCN cũ để cơ quan Nhà nước thu hồi và cấp đổi.
• Nếu GCN bị rách, mờ, hư hỏng, vẫn phải nộp kèm để chứng minh tình trạng.
• Trong trường hợp GCN bị mất hoàn toàn, thủ tục sẽ là cấp lại, không phải cấp đổi.
• Nếu GCN đang thế chấp tại ngân hàng, người dân cần có văn bản giải chấp hoặc xác nhận của ngân hàng đồng ý cho thực hiện thủ tục cấp đổi.

3. Bản vẽ trích đo địa chính (trường hợp diện tích thay đổi)

• Bắt buộc khi: đo đạc lại diện tích đất có sự chênh lệch so với sổ cũ, hoặc khi thực hiện tách thửa, hợp thửa.
• Yêu cầu đối với bản vẽ:
  • Do đơn vị đo đạc có tư cách pháp nhân thực hiện (được Sở TN&MT cho phép).
  • Phải thể hiện rõ diện tích, kích thước cạnh, ranh giới các thửa đất và tài sản trên đất.
  • Có chữ ký xác nhận của cán bộ đo đạc, chủ sử dụng đất và đóng dấu pháp lý của đơn vị đo đạc.
• Ý nghĩa: Giúp cơ quan quản lý cập nhật dữ liệu địa chính chính xác và làm căn cứ để chỉnh lý hoặc cấp đổi GCN mới.

4. Giấy tờ nhân thân của chủ sử dụng đất

• Trường hợp hộ gia đình/cá nhân: Bản sao công chứng hoặc bản photo kèm bản gốc đối chiếu của CMND/CCCD, sổ hộ khẩu hoặc giấy đăng ký thường trú.
• Trường hợp tổ chức: Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
• Trường hợp thay đổi thông tin nhân thân (ví dụ đổi CMND sang CCCD, đổi địa chỉ thường trú): Cần kèm theo giấy tờ chứng minh sự thay đổi (Giấy xác nhận của công an hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

5. Các văn bản pháp lý liên quan (nếu có)

• Hợp đồng ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ sử dụng đất mà được ủy quyền thực hiện thủ tục.
• Giấy tờ thừa kế, phân chia tài sản: Nếu GCN cần cấp đổi do thay đổi chủ sở hữu sau khi chia thừa kế hoặc phân chia tài sản chung.
• Biên bản thỏa thuận ranh giới: Trong một số trường hợp, đặc biệt khi đo đạc lại diện tích hoặc có thay đổi ranh giới sát thửa đất liền kề, cần có xác nhận của các bên liên quan để tránh tranh chấp

Quy trình thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận

Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ/sổ hồng) được thực hiện khi có sự thay đổi về thông tin hoặc giấy tờ cũ đã hư hỏng. Đây là quy trình hành chính tương đối rõ ràng, áp dụng thống nhất trên toàn quốc, nhưng tùy từng địa phương mà thời gian giải quyết có thể nhanh hoặc chậm hơn.

1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Chuẩn bị hồ sơ: Gồm đơn đề nghị cấp đổi (Mẫu 10/ĐK), bản gốc GCN cũ, bản vẽ trích đo (nếu có thay đổi diện tích), giấy tờ nhân thân và các văn bản pháp lý liên quan.
• Nơi nộp hồ sơ:
  • Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) cấp huyện, hoặc
  • Bộ phận một cửa của UBND cấp huyện (nếu địa phương phân cấp).
• Hình thức nộp:
  • Nộp trực tiếp tại cơ quan,
  • Qua đường bưu điện, hoặc
  • Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (một số tỉnh đã áp dụng).

2. Tiếp nhận, kiểm tra và xác minh hồ sơ

• Kiểm tra pháp lý: Cơ quan chuyên môn rà soát tính hợp lệ của hồ sơ; xác định GCN cũ có hợp pháp không, có bị thế chấp, tranh chấp hay nằm trong diện quy hoạch thu hồi không.
• Xác minh thông tin: Đối chiếu thông tin nhân thân trên GCN với giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD, hộ khẩu, giấy đăng ký kinh doanh…). Nếu có thay đổi (đổi CMND sang CCCD, đổi tên, đổi địa chỉ), hồ sơ cần bổ sung giấy tờ chứng minh.
• Đo đạc, chỉnh lý diện tích (nếu cần): Nếu có chênh lệch diện tích hoặc thay đổi ranh giới, cán bộ địa chính sẽ trích đo bản đồ địa chính, xác định diện tích và lập biên bản hiện trạng mới.

3. Cập nhật và chỉnh lý biến động

• Văn phòng đăng ký đất đai sẽ chỉnh lý biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
• GCN cũ được thu hồi, ghi nhận là đã cấp đổi, đồng thời thông tin thửa đất được cập nhật theo số liệu và tình trạng mới nhất.

4. In và cấp Giấy chứng nhận mới

• Cơ quan đăng ký đất đai lập hồ sơ đề nghị cấp đổi, in Giấy chứng nhận mới theo mẫu thống nhất toàn quốc (bìa hồng, sử dụng từ năm 2010 đến nay).
• Hồ sơ được trình UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh (tùy theo thẩm quyền) ký xác nhận.
• GCN mới sẽ thay thế GCN cũ, có giá trị pháp lý đầy đủ để thực hiện các giao dịch đất đai.

5. Trả kết quả cho người dân

• Người dân nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ (VPĐKĐĐ hoặc bộ phận một cửa).
• Khi nhận sổ mới, người dân phải nộp các khoản phí, lệ phí theo thông báo: lệ phí cấp đổi, phí đo đạc (nếu có), phí thẩm định (nếu phát sinh).
• Cơ quan sẽ bàn giao GCN mới kèm theo giấy biên nhận thu hồi GCN cũ.

6. Thời gian giải quyết

• Theo luật: 10 – 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Thực tế: Có thể kéo dài 25 – 30 ngày ở những nơi hồ sơ nhiều, cần đo đạc lại diện tích hoặc có phát sinh kiểm tra bổ sung.
• Vùng sâu, vùng xa, hải đảo: Có thể kéo dài tối đa 30 – 40 ngày do điều kiện địa lý và hạn chế cơ sở hạ tầng.

Chi phí cấp đổi giấy chứng nhận

1. Hà Nội (NQ 06/2020/NQ-HĐND)

• Cấp mới:
  • Chỉ đất: 25.000đ (quận) – 10.000đ (khu vực khác).
  • Đất + nhà: 100.000đ (quận) – 50.000đ (khu vực khác).
• Cấp lại/đổi: 20.000 – 50.000đ.
• Đăng ký biến động: 28.000đ.

2. TP. Hồ Chí Minh (NQ 124/2016/NQ-HĐND)

• Cấp mới:
  • Chỉ đất: 25.000đ (quận/huyện), tổ chức 100.000đ.
  • Đất + nhà: 100.000đ (hộ) – 200.000–500.000đ (tổ chức, tùy diện tích).
• Cấp lại/đổi: 20.000–50.000đ.
• Đăng ký biến động: 15.000–50.000đ.

3. Đà Nẵng (NQ 59/2016/NQ-HĐND)

• Cấp mới:
  • Chỉ đất: 25.000đ (hộ) – 100.000đ (tổ chức).
  • Đất + nhà: 100.000đ (hộ) – 500.000đ (tổ chức).
• Cấp lại/đổi: 20.000–50.000đ.
• Đăng ký biến động: 14.000–30.000đ

4. Cần Thơ (NQ 10/2022/NQ-HĐND, sửa đổi NQ 06/2024/NQ-HĐND)

• Hộ gia đình/cá nhân:
  • Cấp mới: 500.000–650.000đ.
  • Cấp lại/đổi: 350.000–400.000đ.
  • Biến động: 120.000–450.000đ.
• Tổ chức:
  • Cấp mới: 1.000.000–1.600.000đ.
  • Cấp lại/đổi: 600.000–1.000.000đ.

5. Hải Phòng (NQ 17/2024/NQ-HĐND)

• Phí thẩm định hồ sơ:
  • Hộ: 85.000–170.000đ.
  • Tổ chức: 1.530.000–3.060.000đ.
• Cấp mới (hộ gia đình):
  • Chỉ đất: 20.000–40.000đ.
  • Đất + nhà: 75.000–150.000đ.
• Tổ chức: 150.000–650.000đ.

6. Thừa Thiên Huế (NQ 05/2024/NQ-HĐND)

• Hộ gia đình:
  • Cấp mới (quyền sử dụng đất hoặc nhà): 25.000đ.
  • Cấp mới (cả đất + nhà): 50.000đ.
  • Xã/thị trấn: 50% mức trên.
• Tổ chức: 100.000–500.000đ.

Dịch vụ cấp đổi giấy chứng nhận tại Bách Khoa

Tại Bách Khoa, thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất được triển khai một cách nhanh gọn và minh bạch. Mọi hồ sơ đều được kiểm tra chi tiết trước khi nộp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành. Nhờ kinh nghiệm thực tế trong việc làm việc với cơ quan quản lý, Bách Khoa giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, hạn chế tối đa tình trạng hồ sơ bị trả lại hay kéo dài quá hạn.

Bách Khoa cam kết cung cấp báo giá rõ ràng, trọn gói ngay từ đầu, không phát sinh thêm chi phí bất ngờ trong quá trình thực hiện. Chi phí dịch vụ bao gồm toàn bộ các khoản lệ phí cấp đổi, phí đo đạc và phí thẩm định hồ sơ (nếu có), giúp khách hàng yên tâm khi lựa chọn. Ngoài ra, khách hàng có thể chọn gói dịch vụ linh hoạt tùy theo nhu cầu của mình, từ cấp đổi sổ đỏ cá nhân, hộ gia đình đến các thủ tục phức tạp dành cho doanh nghiệp.

Không chỉ dừng lại ở việc xử lý thủ tục, Bách Khoa còn đồng hành tư vấn toàn diện cho từng đối tượng khách hàng. Với hộ gia đình và cá nhân, đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hướng dẫn chi tiết từng bước. Với doanh nghiệp, dịch vụ được thiết kế chuyên sâu hơn, bao gồm tư vấn pháp lý, quản lý giấy tờ đất đai số lượng lớn và hỗ trợ cập nhật thông tin chủ sở hữu. Nhờ đó, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi mọi khâu từ pháp lý đến thủ tục hành chính đều được giải quyết trọn vẹn.