Cấp lại giấy phép xây dựng bị mất: Hướng dẫn chi tiết

Trong quá trình xây dựng, nhiều chủ đầu tư hoặc hộ gia đình có thể làm thất lạc giấy phép xây dựng. Theo quy định hiện hành, khi giấy phép xây dựng bị mất, chủ công trình hoàn toàn có thể xin cấp lại tại cơ quan có thẩm quyền mà không cần xin mới từ đầu. Vậy thủ tục cấp lại giấy phép xây dựng bị mất gồm những giấy tờ gì, nộp ở đâu và thời gian giải quyết bao lâu? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước theo quy định mới nhất.

Vì sao việc cấp lại giấy phép xây dựng bị mất ngày càng quan trọng?

Theo Luật Xây dựng 2014, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Xây dựng 2020, giấy phép xây dựng là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép chủ đầu tư được quyền xây dựng, cải tạo, di dời hoặc sửa chữa công trình. Nói cách khác, đây là “giấy thông hành” bắt buộc để xác định công trình được triển khai hợp pháp.

Mọi hoạt động xây dựng không có giấy phép hoặc không thể xuất trình giấy phép hợp lệ đều bị xem là xây dựng trái phép, có thể bị phạt tiền từ 60–140 triệu đồng (theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP) và buộc ngừng thi công, tháo dỡ công trình vi phạm. Do đó, khi bị mất, rách, cháy hoặc hư hỏng giấy phép, chủ đầu tư phải nhanh chóng làm thủ tục xin cấp lại, không được tự ý sao chép, chụp hình hoặc dùng bản scan thay thế.

Trong quá trình thi công hoặc hoàn công, nhiều chủ đầu tư lúng túng vì làm thất lạc giấy phép xây dựng, đặc biệt là ở các dự án nhà dân hoặc công trình nhỏ không có người quản lý hồ sơ chuyên trách.
Việc này dẫn đến hàng loạt hệ lụy:

• Không thể nghiệm thu hoặc hoàn công công trình vì thiếu căn cứ pháp lý để đối chiếu.
• Không thể xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu (sổ hồng) nếu hồ sơ hoàn công không kèm giấy phép gốc.
• Không thể gia hạn thời gian thi công trong trường hợp công trình bị chậm tiến độ.
• Khó khăn khi chuyển nhượng, thế chấp hoặc xin cấp phép sửa chữa, vì cơ quan quản lý cần đối chiếu với hồ sơ lưu gốc.

Cơ sở pháp lý về việc cấp lại giấy phép xây dựng bị mất

Theo Điều 100 Luật Xây dựng 2014, cơ quan có thẩm quyền được phép cấp lại giấy phép xây dựng trong các trường hợp sau:

• Giấy phép bị rách, nát hoặc hư hỏng đến mức không thể sử dụng được trong các thủ tục hành chính liên quan.
• Giấy phép bị mất do thất lạc trong quá trình thi công, bị cháy, bị nước cuốn trôi, hoặc do sự cố hành chính của cá nhân, doanh nghiệp hoặc cơ quan lưu trữ.

Như vậy, pháp luật đã mở cơ chế linh hoạt để người dân có thể phục hồi giá trị pháp lý của công trình, tránh việc phải xin lại từ đầu hoặc bị coi là xây dựng không phép.

Một điểm quan trọng là, theo quy định, cơ quan cấp phép luôn lưu trữ một bản gốc (bản lưu) của giấy phép xây dựng trong hồ sơ quản lý. Do đó, khi người dân làm mất bản giấy, việc cấp lại thực chất chỉ là cấp một bản sao hợp pháp từ hồ sơ gốc đã được thẩm định và phê duyệt trước đó.

Điều này đồng nghĩa:

• Không cần phải thẩm định lại thiết kế kỹ thuật.
• Không cần xin lại ý kiến phê duyệt hoặc bản vẽ quy hoạch.
• Không cần nộp lại toàn bộ hồ sơ xin cấp phép mới.

Thay vào đó, chủ đầu tư chỉ cần nộp đơn đề nghị cấp lại, kèm chứng minh nhân dân (hoặc CCCD) và tài liệu xác nhận tình trạng mất, rách, hỏng (nếu có). Cơ quan chức năng sẽ đối chiếu hồ sơ lưu gốc, xác minh thông tin, và cấp lại bản mới có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.

Hồ sơ xin cấp lại giấy phép xây dựng bị mất

Trường hợp 1 – Giấy phép xây dựng bị mất:

Nếu trong quá trình thi công hoặc lưu trữ, giấy phép bị thất lạc, cháy nổ, cuốn trôi, hoặc bị mất do sơ suất, người dân chỉ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp lại giấy phép xây dựng (theo mẫu quy định của Sở Xây dựng hoặc UBND quận/huyện nơi đã cấp phép).
• Giấy tờ tùy thân của chủ đầu tư (CMND/CCCD, bản sao công chứng).
• Ghi rõ lý do mất trong đơn (ví dụ: thất lạc trong quá trình thi công, bị hư hại do mưa bão, bị cháy cùng hồ sơ công trình…).

Không cần nộp lại bản gốc (vì đã mất), cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu hồ sơ lưu trong hệ thống quản lý xây dựng để xác minh thông tin trước khi cấp lại.

Ví dụ minh họa: Một chủ nhà tại Quận Bình Thạnh bị mất giấy phép khi thi công tầng 2 do cháy tủ hồ sơ. Chủ đầu tư chỉ cần nộp đơn xin cấp lại, ghi rõ nguyên nhân cháy, kèm bản sao CMND — sau 5 ngày, Sở Xây dựng đã cấp lại bản mới hợp lệ để bổ sung vào hồ sơ hoàn công.

Trường hợp 2 – Giấy phép xây dựng bị rách, nát hoặc hư hỏng

Trong trường hợp giấy phép vẫn còn nhưng bị rách, phai mực, mối mọt hoặc không thể sử dụng để đối chiếu, người dân cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp lại giấy phép xây dựng (theo mẫu).
• Bản chính giấy phép bị rách, nát hoặc mờ chữ để nộp lại cho cơ quan cấp phép kiểm tra, đối chiếu và lưu hồ sơ.
• Bản sao CMND/CCCD của chủ đầu tư.

Cơ quan cấp phép sẽ thu lại bản hư hỏng, đối chiếu với hồ sơ lưu và cấp lại bản mới có giá trị pháp lý tương đương, ghi rõ là “Cấp lại do rách/nát/hư hỏng”.

Trường hợp thực tế: Nhiều công trình ở khu vực ngoại thành bị ẩm, mối mọt hoặc giấy phép bị mờ do lưu lâu trong tủ — khi đó, chỉ cần nộp lại bản giấy cũ, cơ quan chức năng sẽ xử lý cấp lại nhanh trong vòng 5–7 ngày làm việc.

Lưu ý: Theo hướng dẫn tại các văn bản hành chính của Sở Xây dựng TP.HCM và Nghị định 15/2021/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp lại giấy phép xây dựng cần được chuẩn bị thành 02 bộ hồ sơ đầy đủ:

• 01 bộ nộp tại cơ quan cấp phép để xử lý và lưu trữ.
• 01 bộ bản sao (photo công chứng) để đối chiếu và trả kết quả cho chủ đầu tư.

Người dân có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức:

• Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của UBND quận/huyện (đối với nhà ở riêng lẻ) hoặc Sở Xây dựng (đối với công trình lớn, dự án, nhà cao tầng).
• Nộp trực tuyến: Qua Cổng dịch vụ công của địa phương, bằng cách điền thông tin, tải file đơn xin cấp lại, và nhận lịch hẹn trả kết quả điện tử.

Quy trình cấp lại giấy phép xây dựng bị mất

Theo khoản 2 Điều 102 Luật Xây dựng 2014, quy trình cấp lại giấy phép xây dựng bị mất, rách, hư hỏng được thực hiện theo cơ chế “một cửa” và đảm bảo minh bạch, nhanh gọn. Toàn bộ quá trình thường chỉ kéo dài 5–7 ngày làm việc, tuy nhiên người dân cần nắm rõ thẩm quyền xử lý, trình tự và thời hạn từng bước để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Chủ đầu tư cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại mục trước, bao gồm đơn đề nghị cấp lại giấy phép xây dựng và các tài liệu liên quan. Việc nộp hồ sơ phải đúng cơ quan có thẩm quyền, dựa trên loại công trình và khu vực xây dựng:

• Sở Xây dựng: Tiếp nhận hồ sơ cấp lại cho các công trình cấp I, cấp II, công trình tôn giáo, di tích lịch sử – văn hóa, tượng đài, quảng trường, công trình hạ tầng quy mô lớn hoặc dự án đầu tư công.
• UBND quận/huyện: Cấp lại cho nhà ở riêng lẻ tại đô thị, công trình nhỏ, nhà phố hoặc cải tạo – sửa chữa trong khu dân cư.
• UBND xã, phường, thị trấn: Tiếp nhận và chuyển hồ sơ cấp lại đối với nhà ở nông thôn hoặc khu vực chưa có quy hoạch chi tiết 1/500.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến của địa phương. Khi nộp, người dân nên yêu cầu giấy biên nhận hồ sơ để làm căn cứ theo dõi tiến độ và ngày hẹn trả kết quả.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Ngay sau khi tiếp nhận, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra kỹ hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ và hợp pháp.

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, thiếu giấy tờ hoặc sai mẫu, trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử để chủ đầu tư bổ sung, chỉnh sửa.
• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, bộ phận chuyên môn sẽ tiến hành đối chiếu với bản lưu hồ sơ gốc trong hệ thống quản lý để xác định thông tin chính xác của công trình và chủ đầu tư.

Trong giai đoạn này, cán bộ xử lý có thể liên hệ xác minh thêm thông tin, đặc biệt nếu giấy phép bị mất do thiên tai, cháy nổ hoặc lỗi hành chính, nhằm đảm bảo bản cấp lại khớp hoàn toàn với dữ liệu gốc.

Bước 3: Cấp lại giấy phép

Sau khi hồ sơ được xác minh hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp lại giấy phép xây dựng trong thời hạn:

• Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp cần xác minh, đối chiếu hoặc kiểm tra thông tin nghi ngờ (ví dụ nghi ngờ giấy phép cũ bị chỉnh sửa, thông tin chủ đầu tư không trùng khớp…), thời gian có thể kéo dài thêm tối đa 02 ngày, nhưng phải có thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ.

Bản giấy phép được cấp lại sẽ:

• Có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.
• Ghi rõ nội dung “Cấp lại lần thứ …” (ví dụ: “Cấp lại lần 1” hoặc “Cấp lại lần 2”) để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu.
• Được lưu trữ song song với hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy tại cơ quan quản lý nhà nước.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi được cấp lại, chủ đầu tư có thể nhận kết quả theo hai hình thức:

• Trực tiếp tại bộ phận một cửa nơi đã nộp hồ sơ.
• Qua đường bưu điện hoặc cổng dịch vụ công, nếu người nộp hồ sơ chọn hình thức nhận từ xa.

Khi nhận giấy phép, chủ đầu tư cần:

• Kiểm tra thông tin trên giấy phép cấp lại (họ tên, địa chỉ, quy mô, số tầng, diện tích, thời hạn…) để đảm bảo trùng khớp với bản gốc.
• Ký xác nhận đã nhận kết quả và giữ cẩn thận bản giấy, vì đây là bản pháp lý duy nhất được công nhận khi làm thủ tục hoàn công, xin cấp sổ hồng hoặc gia hạn thi công.

Phân biệt: Cấp lại – Gia hạn – Cấp mới giấy phép xây dựng

Mẹo nhỏ: Nếu mất giấy phép nhưng đồng thời công trình đã hết hạn khởi công, bạn có thể kết hợp hồ sơ xin “gia hạn và cấp lại” trong cùng một lần để tiết kiệm thời gian.

Mức xử phạt khi xây dựng không có hoặc sai giấy phép xây dựng

Việc thi công công trình khi chưa có giấy phép xây dựng hoặc thi công sai nội dung được cấp phép là hành vi vi phạm pháp luật, bị xử lý nghiêm theo quy định tại Nghị định 16/2022/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng. Đây là lỗi thường gặp ở các chủ đầu tư cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong giai đoạn xây dựng, sửa chữa, cải tạo công trình khi chưa kịp hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

1. Căn cứ pháp lý xử phạt

Theo Điều 16, Nghị định 16/2022/NĐ-CP, hành vi xây dựng không phép, sai phép hoặc không đúng nội dung giấy phép được cấp sẽ bị xử lý với mức phạt tùy theo tính chất và quy mô công trình.

Cụ thể:

• Phạt tiền từ 50 – 70 triệu đồng: Áp dụng cho hành vi thi công sai nội dung giấy phép xây dựng hoặc thi công không đúng thiết kế được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
  Ví dụ: Giấy phép chỉ cho phép xây 2 tầng, nhưng chủ đầu tư tự ý xây thêm tầng 3; hoặc thay đổi kết cấu chịu lực, vị trí cầu thang, tường chịu lực mà không xin điều chỉnh.
• Phạt tiền từ 60 – 80 triệu đồng: Áp dụng cho hành vi xây dựng không có giấy phép đối với nhà ở riêng lẻ tại đô thị, khu dân cư, hoặc khu vực có quy hoạch chi tiết 1/500.
  Đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt với những công trình nhà phố xây mới hoặc cải tạo mà chủ đầu tư chưa xin phép kịp thời.
• Phạt tiền từ 80 – 100 triệu đồng: Áp dụng cho công trình xây dựng không phép hoặc sai phép trong khu bảo tồn, di tích lịch sử, di sản văn hóa hoặc khu vực có yếu tố đặc thù (gần di tích, sông, hành lang an toàn). Ngoài phạt tiền, còn có thể bị đình chỉ thi công ngay lập tức hoặc buộc tháo dỡ phần công trình vi phạm để bảo vệ khu vực di sản.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả đi kèm

Ngoài tiền phạt, chủ đầu tư còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục bắt buộc theo quy định:

• Buộc dừng thi công ngay lập tức cho đến khi có giấy phép hợp lệ.
• Buộc xin cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép xây dựng trong thời hạn tối đa 60 ngày (đối với công trình phù hợp quy hoạch).
• Buộc tháo dỡ phần sai phạm hoặc toàn bộ công trình, nếu không thể điều chỉnh hoặc vi phạm nghiêm trọng.
• Chi phí khắc phục, tháo dỡ, vận chuyển phế thải do chủ đầu tư tự chi trả, không được ngân sách nhà nước hỗ trợ.

Trường hợp công trình nằm trong khu vực quy hoạch, vi phạm chỉ giới, lộ giới hoặc hành lang an toàn (điện, giao thông, thủy lợi…), sẽ không được phép điều chỉnh, mà bắt buộc tháo dỡ hoàn toàn theo quyết định cưỡng chế.

3. Giải thích thực tế – vì sao mất giấy phép cũng có thể bị xử phạt như “xây không phép”

Trên thực tế, nhiều chủ đầu tư làm mất hoặc không lưu giữ giấy phép xây dựng trong quá trình thi công, dẫn đến tình huống không thể xuất trình khi bị kiểm tra. Theo quy định, nếu không xuất trình được bản gốc hoặc bản cấp lại hợp lệ, công trình sẽ tạm thời bị xem là “xây dựng không phép” cho đến khi chủ đầu tư nộp bổ sung hồ sơ chứng minh.

Ví dụ thực tế: Một hộ dân tại Quận 12 (TP.HCM) được cấp giấy phép xây dựng nhà 3 tầng. Trong quá trình thi công, giấy phép bị mất, không kịp xin cấp lại. Khi lực lượng thanh tra kiểm tra, chủ nhà không xuất trình được bản gốc nên bị xử phạt 60 triệu đồng, đình chỉ thi công 30 ngày. Chỉ sau khi nộp giấy phép cấp lại từ Sở Xây dựng, công trình mới được tiếp tục thi công hợp pháp.

Điều này cho thấy việc giữ gìn và cấp lại giấy phép bị mất kịp thời không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là cách bảo vệ chủ đầu tư khỏi bị xử phạt oan hoặc đình trệ tiến độ công trình.

Kết luận

Việc quản lý và bảo lưu giấy phép xây dựng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quá trình thi công, nghiệm thu và hoàn công công trình. Một sai sót nhỏ như làm mất giấy phép hoặc thi công khi chưa được cấp lại có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính, đình chỉ thi công hoặc thậm chí buộc tháo dỡ công trình. Trong bối cảnh các quy định xây dựng ngày càng được siết chặt, việc có đơn vị tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ là yếu tố then chốt giúp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

BÁCH KHOA là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đo đạc, pháp lý nhà đất, xin phép và thi công xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh, với đội ngũ kỹ sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm. BÁCH KHOA cam kết mang đến dịch vụ uy tín – chuyên nghiệp – minh bạch – chi phí hợp lý, đồng hành cùng khách hàng từ khâu chuẩn bị hồ sơ, xin cấp mới, cấp lại giấy phép xây dựng cho đến thi công, hoàn công và bàn giao công trình một cách nhanh chóng, hợp pháp và an toàn.