Vấn đề thường gặp khi xin phép xây dựng và cách khắc phục

Xin giấy phép xây dựng là bước bắt buộc trước khi khởi công nhà ở, công trình dân dụng hay dự án đầu tư. Tuy nhiên, không ít người dân và chủ đầu tư gặp khó khăn do vướng mắc thủ tục, hồ sơ thiếu sót hoặc sai quy định. Việc không nắm rõ quy trình dễ khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần, làm chậm tiến độ thi công. Bài viết dưới đây tổng hợp các vấn đề thường gặp khi xin phép xây dựng và hướng dẫn cách xử lý hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Vì sao thủ tục xin giấy phép xây dựng dễ gặp rắc rối

Mặc dù Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và Nghị định 15/2021/NĐ-CP đã quy định rất rõ ràng về quy trình, hồ sơ và thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng, nhưng trên thực tế, đây vẫn là một trong những thủ tục hành chính gây khó khăn nhất cho người dân và chủ đầu tư. Đối với nhiều hộ gia đình, việc xin giấy phép xây dựng không chỉ tốn thời gian, công sức, mà còn thường xuyên phát sinh vướng mắc kỹ thuật và pháp lý khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần, thậm chí bị từ chối cấp phép.

Nguyên nhân thường đến từ:

• Thiếu hiểu biết về quy định pháp luật và quy hoạch địa phương: Không ít người dân chưa nắm rõ quy định pháp lý về điều kiện cấp phép, khu vực được xây dựng hoặc giới hạn chiều cao, mật độ xây dựng. Hậu quả là hồ sơ bị sai phạm ngay từ khâu đầu tiên, ví dụ: khu đất nằm trong quy hoạch mở đường hoặc hành lang an toàn mà chủ đầu tư không biết.
• Hồ sơ không đúng mẫu hoặc thiếu thông tin kỹ thuật: Cơ quan cấp phép yêu cầu hồ sơ phải theo mẫu thống nhất, có đơn xin phép, bản vẽ thiết kế, sơ đồ vị trí, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất và các giấy tờ kỹ thuật khác. Nếu thiếu một trong các tài liệu này, hồ sơ sẽ bị trả về để bổ sung, kéo dài thời gian xét duyệt.
• Sai sót trong bản vẽ thiết kế hoặc không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật: Nhiều người thuê thợ vẽ hoặc kỹ sư không có chứng chỉ hành nghề, dẫn đến bản vẽ không tuân thủ quy chuẩn xây dựng, sai kích thước, sai hướng, hoặc không thể hiện rõ hệ thống kỹ thuật – kết cấu chịu lực. Đây là lỗi rất phổ biến, khiến hồ sơ không được thẩm định kỹ thuật và bị từ chối cấp phép.
• Đất chưa đủ điều kiện cấp phép: Một số thửa đất chưa có sổ đỏ, đang trong quá trình chuyển mục đích sử dụng, hoặc nằm trong khu vực quy hoạch treo sẽ không được cấp phép. Trong khi đó, nhiều người dân không kiểm tra kỹ quy hoạch, dẫn đến việc nộp hồ sơ nhiều lần nhưng vẫn bị từ chối.

Những sai sót nhỏ trong hồ sơ có thể khiến thời gian cấp phép kéo dài gấp 2–3 lần, gây ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thi công, hợp đồng xây dựng và chi phí phát sinh. Không ít trường hợp, hồ sơ bị trả về nhiều lần, khiến chủ đầu tư phải chỉnh sửa bản vẽ, bổ sung giấy tờ, thậm chí làm lại toàn bộ hồ sơ từ đầu. Một số trường hợp khác, do không nắm rõ quy định về chỉ giới và ranh đất, chủ đầu tư đã xây dựng vượt diện tích cho phép, buộc phải đình chỉ thi công hoặc nộp phạt hàng chục triệu đồng trước khi được cấp phép bổ sung.

Kinh nghiệm từ thực tế:

Theo thống kê nội bộ từ các đơn vị tư vấn xây dựng tại TP.HCM, có đến 60–70% hồ sơ xin giấy phép lần đầu bị trả về do lỗi kỹ thuật hoặc thiếu hồ sơ pháp lý.

Nguyên nhân chính bao gồm:

• Thiếu bản vẽ xin phép đúng quy chuẩn kỹ thuật.
• Sai thông tin quyền sử dụng đất hoặc ranh giới thửa đất.
• Thiếu chữ ký, chứng chỉ hành nghề của đơn vị thiết kế.
• Bản vẽ không khớp với hiện trạng hoặc bản đồ địa chính.

Đây là lý do vì sao việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu, hoặc nhờ đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ đo đạc – lập bản vẽ – hoàn thiện pháp lý là bước vô cùng quan trọng để tránh mất thời gian và chi phí không đáng có.

Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin pháp lý

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ xin giấy phép xây dựng bị trả lại hoặc bị đình chỉ xem xét. Theo thống kê từ cơ quan quản lý xây dựng các quận huyện tại TP.HCM, hơn 50% hồ sơ bị từ chối cấp phép ngay từ vòng đầu tiên là do sai lệch hoặc thiếu tính pháp lý trong giấy tờ đất.

Nguyên nhân thường gặp

• Sử dụng sổ đỏ chưa cập nhật biến động: Nhiều trường hợp chủ đầu tư sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN) chưa sang tên sau khi mua bán, tặng cho, thừa kế, hoặc chưa cập nhật kết quả đo đạc, tách thửa. Khi kiểm tra, cơ quan cấp phép sẽ phát hiện thông tin chủ sử dụng đất và hồ sơ xin phép không trùng khớp, dẫn đến hồ sơ không đủ điều kiện thụ lý.
• Đất có nguồn gốc pháp lý chưa rõ ràng hoặc đang nằm trong khu quy hoạch: Một số thửa đất chưa được cấp sổ đỏ, đang trong diện quy hoạch treo, hoặc chưa chuyển mục đích sử dụng sang đất ở vẫn bị người dân sử dụng để xin phép xây dựng. Những trường hợp này sẽ bị đình chỉ xem xét ngay lập tức vì không đủ điều kiện pháp lý.
• Thiếu hoặc nộp sai bản sao chứng thực quyền sử dụng đất: Nhiều hồ sơ chỉ nộp bản photo không chứng thực hoặc bản sao quá hạn 6 tháng, không có dấu xác nhận của cơ quan công chứng hoặc UBND địa phương. Theo quy định, hồ sơ hợp lệ phải có bản sao chứng thực hợp pháp, còn thời hạn hiệu lực để đảm bảo tính xác thực.

Hậu quả

Hồ sơ không được tiếp nhận hoặc bị trả về nhiều lần: Cơ quan cấp phép sẽ ra văn bản yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trong thời hạn nhất định. Nếu quá hạn mà chủ đầu tư không khắc phục, hồ sơ sẽ bị hủy.

• Đình chỉ việc thẩm định và cấp phép: Khi phát hiện đất đang tranh chấp hoặc có quy hoạch, cơ quan quản lý có quyền đình chỉ hồ sơ cho đến khi có kết luận pháp lý rõ ràng.
• Ảnh hưởng tiến độ thi công và chi phí phát sinh: Việc bị trả hồ sơ kéo dài khiến kế hoạch xây dựng bị gián đoạn, phát sinh chi phí thiết kế, thuê tư vấn, lưu kho vật liệu, hoặc thậm chí bị phạt nếu lỡ khởi công khi chưa có giấy phép.

Cách khắc phục hồ sơ sai thông tin pháp lý

Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trước khi nộp hồ sơ:

• Đảm bảo tên chủ sở hữu, diện tích, tờ bản đồ, số thửa, mục đích sử dụng đất và địa chỉ thửa đất trùng khớp với thông tin trên đơn xin phép.
• Nếu có thay đổi, cần làm thủ tục cập nhật biến động tại Văn phòng đăng ký đất đai trước khi xin phép xây dựng.

Thực hiện đo đạc, cấp đổi GCN (sổ đỏ) nếu đất chưa cập nhật hoặc sai lệch diện tích:

• Việc đo đạc lại giúp xác định ranh giới, diện tích, mốc giới chính xác, tránh tình trạng xây lấn ranh đất hoặc bị hàng xóm khiếu nại.
• Nếu phát hiện sai lệch, cơ quan chức năng sẽ hướng dẫn làm thủ tục điều chỉnh hoặc cấp đổi GCN trước khi thụ lý hồ sơ xin phép.

Liên hệ cơ quan chuyên môn để kiểm tra quy hoạch khu vực:

• Tại TP.HCM, có thể tra cứu thông tin quy hoạch trực tuyến hoặc đến phòng Quản lý đô thị (quận, huyện) để xem thửa đất có nằm trong khu vực quy hoạch, hành lang bảo vệ, hoặc đất công hay không.
• Nếu đất thuộc diện quy hoạch, cần chờ văn bản hướng dẫn cụ thể từ UBND địa phương, tránh trường hợp nộp hồ sơ sai thời điểm và bị đình chỉ xử lý.

Bản vẽ thiết kế không đạt chuẩn kỹ thuật

Bên cạnh lỗi về giấy tờ pháp lý đất đai, bản vẽ thiết kế không đạt chuẩn kỹ thuật là nguyên nhân phổ biến thứ hai khiến hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng bị trả lại hoặc từ chối thẩm định. Dù chỉ là sai sót nhỏ trong bản vẽ — như thiếu tỷ lệ, sai kích thước, hay không có chữ ký kỹ sư — cũng đủ khiến hồ sơ bị đình lại nhiều tuần, gây chậm tiến độ thi công và phát sinh chi phí.

Các lỗi thường thấy ở bản thiết kế không đạt

• Bản vẽ không đúng tỷ lệ quy định (1/100 – 1/500): Theo quy định của Bộ Xây dựng, bản vẽ thiết kế trong hồ sơ xin phép phải thể hiện đầy đủ mặt bằng, mặt cắt, mặt đứng ở tỷ lệ chuẩn. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ bị vẽ sai tỷ lệ hoặc không thể hiện rõ kích thước công trình, khiến cơ quan thẩm định không xác định được quy mô và ranh giới xây dựng chính xác.
• Thiếu sơ đồ hệ thống hạ tầng kỹ thuật: Không ít hồ sơ bỏ qua sơ đồ hệ thống thoát nước, cấp điện, phòng cháy chữa cháy (PCCC), thông gió hoặc cấp nước sinh hoạt. Đây là phần bắt buộc đối với nhà ở từ 3 tầng trở lên hoặc công trình có quy mô lớn, vì cơ quan cấp phép cần xem xét tính an toàn, khả năng thoát nước và đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật đô thị.
• Thiếu chữ ký kỹ sư thiết kế và con dấu pháp nhân của đơn vị tư vấn: Một lỗi nghiêm trọng khác là bản vẽ được lập bởi cá nhân không có chứng chỉ hành nghề thiết kế, hoặc không có con dấu pháp nhân của tổ chức tư vấn. Theo Điều 83 Luật Xây dựng 2014, mọi bản vẽ thiết kế xây dựng trong hồ sơ xin phép phải được đơn vị tư vấn có tư cách pháp nhân chịu trách nhiệm và có chữ ký xác nhận của kỹ sư thiết kế chủ trì.
• Bản vẽ cũ hoặc không khớp với hiện trạng thửa đất: Một số chủ đầu tư dùng lại bản vẽ từ lần xin phép cũ hoặc do chưa đo đạc lại hiện trạng đất, dẫn đến kích thước và ranh giới sai lệch so với bản đồ địa chính. Khi cơ quan cấp phép đối chiếu với bản đồ quy hoạch, nếu phát hiện không trùng khớp, hồ sơ sẽ bị trả lại ngay từ khâu kiểm tra ban đầu.

Cách khắc phục thiết kế không đạt chuẩn

Thuê đơn vị đo đạc – thiết kế có chứng chỉ hành nghề hợp pháp:

Chủ đầu tư nên hợp tác với đơn vị tư vấn có pháp nhân rõ ràng, có chứng chỉ hành nghề thiết kế xây dựng và kỹ sư được cấp chứng nhận năng lực.

• Đo đạc hiện trạng chính xác theo bản đồ địa chính.
• Lập bản vẽ thiết kế theo đúng quy chuẩn kỹ thuật (TCVN 5575:2012, QCVN 04:2021/BXD…).
• Ký xác nhận kỹ sư chủ trì và đóng dấu pháp nhân hợp lệ.

Đảm bảo bản vẽ có đủ 3 phần cơ bản

• Mặt bằng tổng thể công trình: thể hiện vị trí nhà trên lô đất, khoảng lùi, ranh giới, lối ra vào.
• Mặt cắt và mặt đứng: mô tả chiều cao tầng, kết cấu tường, dầm, sàn và mái.
• Sơ đồ hệ thống hạ tầng kỹ thuật: gồm cấp điện, thoát nước, PCCC, thông gió – chiếu sáng.

Cập nhật hiện trạng đất trước khi thiết kế

Nếu công trình nằm trên khu đất có thay đổi diện tích, ranh giới hoặc đã qua sang nhượng, cần đo đạc lại bằng máy GPS hoặc toàn đạc điện tử để tránh sai sót. Việc này giúp bản vẽ khớp 100% với hồ sơ đất, được cơ quan cấp phép phê duyệt nhanh hơn và giảm rủi ro bị trả hồ sơ.

Đối với công trình cải tạo hoặc nâng tầng

Chủ đầu tư cần có báo cáo đánh giá kết cấu chịu lực của công trình hiện hữu, do kỹ sư kết cấu lập và ký tên. Báo cáo này giúp chứng minh công trình đủ khả năng chịu tải và an toàn khi nâng tầng hoặc mở rộng diện tích.

Đất nằm trong khu quy hoạch hoặc hành lang an toàn

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ xin giấy phép xây dựng bị từ chối là do thửa đất thuộc khu vực quy hoạch treo, lộ giới hoặc hành lang bảo vệ hạ tầng kỹ thuật. Đây là nhóm trường hợp “nhạy cảm”, bởi mặc dù người dân có sổ đỏ hợp pháp, nhưng vẫn không được cấp phép xây dựng lâu dài do phải chờ triển khai quy hoạch.

Ví dụ thường gặp

• Đất trong quy hoạch treo: Là đất đã được đưa vào quy hoạch sử dụng đất hoặc quy hoạch xây dựng (như mở đường, mở công viên, xây trường học, bệnh viện, khu dân cư…), nhưng chưa được Nhà nước thực hiện thu hồi hoặc bồi thường. Điều này khiến người dân vẫn đang sử dụng đất bình thường, nhưng khi xin cấp phép xây dựng lại bị tạm dừng hoặc chỉ được cấp phép có thời hạn.
• Đất nằm trong lộ giới (mở rộng đường): Lộ giới là ranh giới quy hoạch mở rộng đường giao thông do cơ quan quản lý quy hoạch xác định. Nếu công trình nằm trong phạm vi chỉ giới đường đỏ hoặc khu vực mở rộng, sẽ không được phép xây dựng kiên cố, vì khu vực này sẽ bị thu hồi khi triển khai dự án.
• Đất thuộc hành lang bảo vệ hạ tầng kỹ thuật: Bao gồm hành lang an toàn giao thông, điện cao thế, đường ống dẫn nước, cáp viễn thông, kênh rạch, sông suối, hồ chứa, đê điều… Những khu vực này được pháp luật quy định rõ phạm vi bảo vệ, cấm xây dựng công trình kiên cố để đảm bảo an toàn, phòng cháy nổ và thoát lũ.

Cách xử lý về khu quy hoạch, hàng lang an toàn

Kiểm tra quy hoạch chi tiết tại cơ quan quản lý địa phương:

• Người dân có thể tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin quy hoạch của UBND quận/huyện, hoặc đến trực tiếp Phòng Quản lý đô thị, Sở Xây dựng để được cung cấp bản trích lục quy hoạch.
• Đây là bước bắt buộc trước khi lập hồ sơ xin phép, giúp xác định đất có nằm trong quy hoạch hay không, và nếu có thì thuộc loại nào (đường, hạ tầng, công trình công cộng…).

Xin giấy phép xây dựng có thời hạn (giấy phép tạm):

• Theo Điều 94 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), nếu đất nằm trong khu vực quy hoạch nhưng chưa có quyết định thu hồi, chủ đầu tư vẫn có thể xin giấy phép xây dựng có thời hạn. Giấy phép này cho phép xây công trình tạm thời (1–5 năm), nhưng khi Nhà nước triển khai dự án, công trình phải tháo dỡ mà không được bồi thường.

Hạn chế đầu tư công trình kiên cố hoặc quy mô lớn:

• Đối với khu vực đang quy hoạch chưa rõ thời gian triển khai, chủ đầu tư chỉ nên đầu tư công trình nhỏ, đơn giản hoặc di động, tránh đầu tư dài hạn để giảm rủi ro tài chính khi bị thu hồi.

Chưa nắm rõ quy trình và thời gian xử lý hồ sơ

Một trong những lý do khiến việc xin giấy phép xây dựng trở nên rườm rà và kéo dài là người dân không nắm rõ quy trình, thẩm quyền và thời gian xử lý hồ sơ. Nhiều trường hợp nộp hồ sơ sai cơ quan, sai mẫu đơn, hoặc thiếu bước xác nhận cần thiết, dẫn đến việc hồ sơ bị chuyển qua lại hoặc trả về từ đầu, gây mất thời gian, chi phí và công sức.

• Thực tế: Không ít người dân chỉ nghe hướng dẫn “truyền miệng” hoặc tìm mẫu đơn trên mạng mà không kiểm tra đúng cơ quan thụ lý, khiến hồ sơ nộp sai nơi, sai thẩm quyền. Ví dụ: nộp hồ sơ xin phép nhà ở riêng lẻ lên Sở Xây dựng thay vì UBND quận/huyện, hoặc nộp hồ sơ công trình lớn cho phòng Quản lý đô thị cấp quận, dẫn đến phải chuyển lại hoặc trả hồ sơ.

Cơ quan cấp phép đúng thẩm quyền:

• UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng đối với nhà ở riêng lẻ, nhà cấp 4, nhà phố, hoặc các công trình dân dụng quy mô nhỏ nằm trong khu vực đô thị. Đây là nhóm hồ sơ chiếm tỷ lệ cao nhất (70–80%) trong thực tế.
• Sở Xây dựng: Là cơ quan cấp phép cho các công trình quy mô lớn, như dự án nhà ở thương mại, chung cư, cao ốc văn phòng, khu công nghiệp, nhà máy, trung tâm thương mại, hoặc công trình có yếu tố nước ngoài. Ngoài ra, Sở Xây dựng còn có thẩm quyền cấp phép đặc biệt cho các công trình thuộc nhiều quận, huyện hoặc nằm trên tuyến giao thông chính của thành phố.
• UBND xã (đối với khu vực nông thôn): Được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ và cấp phép cho nhà ở riêng lẻ nông thôn thuộc khu vực có quy hoạch xây dựng được phê duyệt, trừ khu vực thuộc quy hoạch đô thị hoặc khu di tích bảo tồn.

Thời gian cấp phép:

• 15 ngày làm việc đối với hồ sơ nhà ở riêng lẻ kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• 20 ngày làm việc đối với các công trình khác (công nghiệp, thương mại, dịch vụ…).
• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, cơ quan cấp phép phải thông báo bằng văn bản trong vòng 5 ngày kể từ ngày tiếp nhận.

Cách khắc phục thời gian xử lý hồ sơ

Xác định đúng loại công trình và cơ quan cấp phép:

• Trước khi nộp hồ sơ, cần xác định rõ công trình là nhà ở riêng lẻ, công trình công cộng hay dự án đầu tư. Nếu không chắc, nên hỏi trực tiếp Phòng Quản lý đô thị quận/huyện hoặc Sở Xây dựng để được hướng dẫn cụ thể.

Theo dõi tiến độ giải quyết qua cổng thông tin điện tử:

• Hiện nay, hầu hết các địa phương (như TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương) đã triển khai dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3, 4 cho thủ tục xin phép xây dựng. Người dân có thể tra cứu tiến độ hồ sơ, nhận thông báo bổ sung hoặc kết quả giải quyết trực tiếp trên cổng Một cửa điện tử của địa phương.

Giữ liên hệ thường xuyên với cơ quan tiếp nhận:

• Trong quá trình thẩm định, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu bổ sung bản vẽ, bản sao giấy tờ hoặc xác minh quy hoạch. Chủ đầu tư nên chủ động theo dõi và phản hồi nhanh để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Sai phạm khi xây dựng trong lúc chờ cấp phép

Một sai lầm mà rất nhiều chủ đầu tư mắc phải là tự ý khởi công khi hồ sơ xin giấy phép xây dựng chưa được duyệt xong. Không ít người nghĩ rằng “đã nộp hồ sơ rồi thì có thể bắt đầu thi công”, tuy nhiên theo quy định của Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), mọi công trình thuộc diện phải xin phép đều chỉ được phép khởi công sau khi đã có giấy phép chính thức. Hành vi xây dựng trong lúc chờ cấp phép được xem là vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng, và có thể bị xử phạt nặng theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP.

Theo khoản 7 Điều 16 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, mức phạt cụ thể được áp dụng như sau:

• Phạt tiền từ 60 – 80 triệu đồng đối với hành vi tự ý khởi công xây dựng nhà ở riêng lẻ khi chưa có giấy phép.
• Đồng thời, buộc ngừng thi công ngay lập tức để cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, lập biên bản và yêu cầu bổ sung hồ sơ xin cấp phép trong thời hạn 60 ngày.
• Nếu hết thời hạn 60 ngày mà chủ đầu tư không xuất trình được giấy phép hợp lệ, công trình sẽ bị cưỡng chế tháo dỡ toàn bộ phần vi phạm, mọi chi phí tháo dỡ do chủ đầu tư chi trả.

Đối với công trình lớn, công trình công cộng hoặc nhà cao tầng, mức phạt có thể lên tới 120 – 140 triệu đồng, kèm theo hình thức đình chỉ toàn bộ dự án cho đến khi được cấp phép hợp pháp.

Ví dụ: Một hộ dân tại phường Phước Long B, Quận 9 (TP. Hồ Chí Minh) đã khởi công xây dựng nhà 2 tầng trong khi hồ sơ xin phép vẫn đang được thụ lý. Khi Thanh tra Xây dựng kiểm tra, phát hiện công trình chưa được cấp phép, chủ đầu tư bị phạt hành chính 75 triệu đồng và đình chỉ thi công trong 45 ngày để hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp này tuy được xem là “vi phạm nhẹ”, nhưng nếu cố tình tiếp tục thi công sau khi bị lập biên bản, công trình sẽ bị cưỡng chế tháo dỡ hoàn toàn.

Cách hạn chế sai phạm khi chờ hồ sơ cấp phép

Tuyệt đối không khởi công khi chưa có giấy phép xây dựng hợp lệ:

• Nhiều người cho rằng chỉ cần “nộp hồ sơ rồi chờ duyệt” là có thể bắt đầu thi công, nhưng theo luật, công trình chỉ được phép khởi công sau khi đã có giấy phép chính thức có đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền. Việc tự ý thi công trong giai đoạn chờ duyệt dù chỉ “đổ móng” hay “dựng khung tạm” cũng được xem là hành vi xây dựng trái phép và bị xử phạt hành chính.

Không nghe theo lời “bảo đảm” của thầu xây dựng:

• Một số đội thầu thường nói “cứ làm đi, vài hôm có phép là kịp”, nhưng nếu cơ quan kiểm tra đột xuất, chủ đầu tư chứ không phải thầu sẽ là người chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý và tiền phạt. Do đó, chủ nhà cần kiểm tra kỹ giấy phép trước khi cho phép thi công, tuyệt đối không nghe theo lời “trấn an” thiếu cơ sở.

Nếu cần thi công gấp, hãy xin biên nhận hoặc văn bản xác nhận hồ sơ đang thụ lý:

• Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể xin biên nhận nộp hồ sơ hoặc văn bản xác nhận đang thẩm định để chứng minh rằng mình đã thực hiện đúng quy trình. Mặc dù giấy này không thay thế giấy phép chính thức, nhưng khi có kiểm tra, nó thể hiện thiện chí hợp tác và tuân thủ pháp luật, giúp cơ quan chức năng xem xét linh hoạt hơn.

Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thường xuyên:

• Chủ đầu tư nên chủ động tra cứu hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến hoặc liên hệ Phòng Quản lý đô thị để nắm tiến độ xét duyệt. Việc chủ động này giúp bạn phát hiện sớm yêu cầu bổ sung hoặc sai sót hồ sơ, kịp thời khắc phục trước khi bị kéo dài thời gian xét duyệt.

Liên hệ trực tiếp cơ quan tiếp nhận khi có yêu cầu bổ sung:

• Khi nhận được thông báo cần chỉnh sửa, đừng để quá hạn — vì theo quy định, nếu sau 30 ngày không bổ sung, hồ sơ có thể bị hủy.  Hãy liên hệ trực tiếp cán bộ phụ trách hồ sơ, hỏi rõ phần cần điều chỉnh, để nộp lại đúng ngay lần đầu và không bị vòng lặp bổ sung – trả lại.

Không thi công “tạm thời” hay “dựng thử” công trình:

• Một số chủ nhà nghĩ rằng dựng tạm khung sắt, đổ nền hoặc lắp móng trước là “không sao”, nhưng đây vẫn bị xem là hành vi khởi công trái phép. Cơ quan chức năng có thể lập biên bản vi phạm ngay cả khi công trình chưa xây xong phần móng, và mức phạt không giảm dù quy mô nhỏ.

Giữ hồ sơ, biên nhận và thông tin liên hệ rõ ràng:

• Luôn lưu giữ bản sao biên nhận hồ sơ, giấy tờ nộp, và thông tin của cán bộ tiếp nhận. Trong trường hợp có kiểm tra hoặc tranh chấp, đây là bằng chứng hợp pháp thể hiện bạn đã thực hiện đúng quy trình, giúp việc xử lý nhanh và minh bạch hơn.

Thiếu hiểu biết về quy định phòng cháy – thoát hiểm

Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng bị yêu cầu bổ sung hoặc đình chỉ thi công là do chủ đầu tư không nắm rõ quy định về phòng cháy, chữa cháy và thoát hiểm (PCCC). Theo quy định hiện hành, mọi công trình từ 3 tầng trở lên hoặc có tổng diện tích sàn lớn hơn 250m² đều phải có chứng nhận thẩm duyệt thiết kế về PCCC trước khi được cấp phép xây dựng. Nhiều người dân nghĩ rằng nhà ở riêng lẻ không cần PCCC, nhưng thực tế, cơ quan cấp phép sẽ yêu cầu bản vẽ và văn bản thẩm duyệt đối với bất kỳ công trình nào có nguy cơ cháy nổ hoặc ảnh hưởng đến an toàn khu dân cư.

Các lỗi phổ biến dẫn đến hồ sơ bị trả hoặc đình chỉ

• Không có bản vẽ hệ thống PCCC trong hồ sơ:  Nhiều hồ sơ chỉ nộp bản vẽ kiến trúc mà thiếu sơ đồ hệ thống PCCC, gồm bình chữa cháy, đèn báo cháy, lối thoát hiểm, tủ cứu hỏa, và sơ đồ điện chống cháy.
  Khi thẩm định, cơ quan PCCC sẽ yêu cầu bổ sung bản vẽ kỹ thuật chi tiết để xem xét lại toàn bộ.
• Không có đơn vị thẩm duyệt hoặc thiếu chứng chỉ năng lực:  Theo quy định, bản vẽ PCCC phải được đơn vị tư vấn có chứng chỉ hành nghề về PCCC thực hiện và ký xác nhận. Tuy nhiên, nhiều chủ nhà thuê cá nhân hoặc thợ vẽ tự do, dẫn đến bản vẽ không đủ giá trị pháp lý, buộc phải làm lại từ đầu.
• Thiếu các hạng mục bắt buộc khi thi công: Cơ quan PCCC khi kiểm tra hiện trường sẽ xem xét: Lối thoát hiểm và cửa thoát nạn có đủ chiều rộng, hướng mở ra ngoài không. Hệ thống điện âm tường có đảm bảo an toàn chống cháy không. Bình chữa cháy, báo khói, quạt hút khói có được lắp đặt đúng vị trí không. Nếu phát hiện sai phạm, công trình có thể bị đình chỉ thi công hoặc dừng nghiệm thu.

Cách khắc phục về PCCC

Đối với nhà ở từ 3 tầng trở lên hoặc diện tích sàn trên 250m²:

• Chủ đầu tư cần thuê đơn vị tư vấn thiết kế – thẩm duyệt PCCC có chứng chỉ hành nghề để lập bản vẽ PCCC ngay từ giai đoạn đầu.  Điều này giúp hồ sơ được duyệt nhanh, đúng quy định, đồng thời đảm bảo công trình an toàn trong sử dụng.

Lưu giữ đầy đủ bản vẽ và giấy chứng nhận thẩm duyệt:

• Khi nộp hồ sơ xin giấy phép xây dựng, phải đính kèm bản vẽ PCCC và văn bản xác nhận thẩm duyệt từ cơ quan Công an PCCC. Đây là căn cứ để cơ quan cấp phép xem xét phê duyệt hồ sơ, tránh bị trả về vì thiếu giấy tờ.

Chú ý yêu cầu thiết kế an toàn ngay từ đầu:

• Trong quá trình thiết kế, nên bố trí ít nhất một lối thoát hiểm độc lập, sử dụng vật liệu chống cháy cho cầu thang và cửa ra vào, và đảm bảo hệ thống điện, bình gas, thiết bị sưởi, điều hòa được lắp đặt theo tiêu chuẩn an toàn.

Kiểm tra thực tế trước khi nghiệm thu:

• Trước khi hoàn công, chủ đầu tư cần liên hệ cơ quan PCCC kiểm tra, đảm bảo các hạng mục bình chữa cháy, hệ thống báo cháy – hút khói, lối thoát hiểm được lắp đặt đầy đủ. Việc kiểm tra sớm giúp tránh rủi ro bị đình chỉ sử dụng hoặc bị yêu cầu cải tạo lại sau khi hoàn thành công trình.

Kết luận

Việc xin giấy phép xây dựng là bước quan trọng giúp công trình được thi công hợp pháp, an toàn và đúng quy hoạch. Tuy nhiên, trên thực tế, thủ tục này vẫn khiến nhiều người gặp khó khăn do thiếu hiểu biết về pháp lý, hồ sơ sai sót hoặc chưa nắm rõ quy trình. Do đó, việc tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý trong quá trình xây dựng.