Đo đạc khi hợp thửa đất: Thủ tục, quy trình và lưu ý cần biết

Khi người dân muốn hợp thửa đất – tức gộp nhiều thửa đất liền kề thành một – thì bắt buộc phải thực hiện đo đạc địa chính để cập nhật lại diện tích, ranh giới và thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vậy đo đạc khi hợp thửa đất cần tuân thủ những quy trình nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Và nên lưu ý gì để tránh sai sót, chậm trễ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình từ A–Z.

Hợp thửa đất là gì? Khi nào cần tiến hành đo đạc khi hợp thửa

Hợp thửa đất là một thủ tục pháp lý được quy định trong Luật Đất đai, cho phép người sử dụng đất tiến hành gộp hai hoặc nhiều thửa đất liền kề thành một thửa mới duy nhất. Việc hợp thửa nhằm hợp nhất quản lý, thuận tiện cho mục đích sử dụng hoặc cấp giấy phép xây dựng, chuyển nhượng, thừa kế…

Các trường hợp phổ biến cần hợp thửa đất

Việc hợp thửa thường phát sinh trong nhiều tình huống thực tiễn như:

• Mua thêm đất liền kề: Hộ gia đình hoặc cá nhân mua thêm thửa đất cạnh nhà để mở rộng diện tích sử dụng hoặc xây dựng công trình lớn hơn.
• Chỉnh lý sổ đỏ do thừa kế: Người thừa kế nhận được nhiều thửa liền nhau từ cha mẹ, ông bà và muốn gộp lại thành một sổ duy nhất để tiện quản lý.
• Phục vụ chuyển mục đích sử dụng đất: Gộp nhiều thửa đất nông nghiệp để chuyển sang mục đích sử dụng đất ở hoặc thương mại.
• Xin giấy phép xây dựng nhà ở, nhà xưởng: Quy định tại nhiều địa phương yêu cầu thửa đất phải có diện tích tối thiểu hoặc đạt chuẩn mới đủ điều kiện xin phép xây dựng.

Trong các trường hợp trên, việc hợp thửa không chỉ là lựa chọn hợp lý mà còn giúp tối ưu hóa quy hoạch, tăng giá trị sử dụng đất và thuận tiện trong các thủ tục pháp lý liên quan.

Điều kiện để hợp thửa đất hợp pháp

Để được cấp Giấy chứng nhận mới cho thửa đất sau khi hợp, người sử dụng đất cần đảm bảo các điều kiện sau theo quy định pháp luật hiện hành:

• Các thửa đất phải liền kề nhau và có chung mục đích sử dụng (ví dụ: không thể gộp đất ở với đất trồng cây lâu năm nếu không chuyển đổi mục đích trước).
• Đất không thuộc diện tranh chấp, bị kê biên hoặc đang thế chấp chưa giải chấp: Các hồ sơ phải rõ ràng, không có ràng buộc pháp lý để được phê duyệt.
• Diện tích sau khi hợp thửa phải đạt chuẩn tối thiểu theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (mỗi địa phương có quy định riêng). Ví dụ:

• Tại Thanh Hóa: Áp dụng theo Quyết định 4655/2017/QĐ-UBND và Quyết định 4463/2014/QĐ-UBND, quy định diện tích tối thiểu với đất ở khu đô thị là 40 m², đất nông thôn là 60 m², có chiều rộng mặt tiền và chiều sâu tối thiểu theo từng khu vực.

Ngoài ra, sau khi hợp thửa, chủ đất sẽ cần thực hiện thủ tục chỉnh lý sổ đỏ, cập nhật bản đồ địa chính và đăng ký biến động đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai.

Quy trình đo đạc khi hợp thửa đất

Trong quá trình hợp thửa đất, đo đạc địa chính là bước không thể thiếu nhằm đảm bảo tính chính xác về ranh giới – diện tích – tọa độ, phục vụ cho việc cập nhật hồ sơ địa chính và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới. Dưới đây là quy trình chuẩn hóa đang được áp dụng tại nhiều địa phương, đặc biệt tại các khu đô thị và vùng ven đang đô thị hóa mạnh.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ người sử dụng đất

Chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền sẽ nộp đơn đề nghị đo đạc hợp thửa đất tại Văn phòng đăng ký đất đai (cấp huyện hoặc cấp tỉnh) hoặc đơn vị đo đạc tư vấn được chỉ định. Đơn vị tiếp nhận sẽ xác minh yêu cầu có đủ điều kiện hợp pháp không (về mục đích sử dụng, tình trạng tranh chấp, vị trí địa lý…).

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ pháp lý và hiện trạng sổ đỏ

Cán bộ chuyên môn sẽ tiến hành kiểm tra:

• Sổ đỏ của từng thửa đất riêng lẻ có hợp pháp không (đã cấp, không bị kê biên, không tranh chấp…).
• Ranh giới, diện tích trên giấy so với dữ liệu bản đồ địa chính và các bản trích đo cũ (nếu có).
• Mục đích sử dụng đất của từng thửa có đồng nhất hay không (nếu không thì phải chuyển mục đích trước khi hợp).

Bước 3: Ra thực địa đo bằng thiết bị chuyên dụng

Chuyên viên kỹ thuật sử dụng máy toàn đạc điện tử hoặc GPS RTK VN-2000 để đo:

• Tổng diện tích các thửa liền kề.
• Kiểm tra độ chênh giữa diện tích thực tế và trên sổ.
• Ghi nhận mốc giới hiện hữu, hàng rào, công trình trên đất (nếu có). Sau đó tiến hành lập biên bản xác nhận mốc ranh giới, có chữ ký của người sử dụng đất và các hộ liền kề (nếu yêu cầu).

Bước 4: Tạo bản trích đo địa chính mới theo quy chuẩn

Từ số liệu đo thực tế, kỹ thuật viên sẽ tiến hành:

• Tổng hợp bản đồ hiện trạng các thửa cũ.
• Lập bản trích đo địa chính mới, thể hiện diện tích, ranh giới mới sau khi hợp nhất.
• Bản trích đo phải tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về bản đồ địa chính (QCVN 55:2013/BTNMT), tọa độ VN-2000.

Bước 5: Chuyển kết quả đo đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Sau khi đo đạc xong và lập bản trích đo hoàn chỉnh:

• Toàn bộ hồ sơ đo đạc sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để làm thủ tục cập nhật bản đồ địa chính, chỉnh lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận mới cho thửa đất đã hợp.
• Trong trường hợp sử dụng đơn vị đo tư nhân, kết quả đo cần được VPĐKQSDĐ hoặc Phòng TN&MT thẩm định, phê duyệt mới có giá trị pháp lý

Thực tế từ chuyên viên kỹ thuật BÁCH KHOA

Theo chia sẻ từ kỹ sư chuyên trách đo đạc tại Bách Khoa, đơn vị nhiều năm kinh nghiệm đo đạc – hợp thửa tại TP.HCM:

“Với các thửa đất lâu năm, đặc biệt tại quận ven đô như Bình Tân, Hóc Môn, Quận 12…, diện tích thực tế thường chênh lệch 5–15% so với sổ đỏ do sai số bản đồ cũ hoặc thay đổi ranh giới sử dụng. Vì vậy, đo đạc trước khi hợp thửa không chỉ là bước kỹ thuật bắt buộc mà còn giúp tránh được khiếu nại, đảm bảo cấp sổ đúng diện tích thực tế.”

“Chúng tôi từng đo một khu đất 3 thửa ở Gò Vấp, trên sổ là 300m² nhưng thực tế chỉ còn 275m² do bị lấn ranh từ hộ bên cạnh. Nếu không đo lại, khách hàng sẽ bị cấp thiếu hoặc phải điều chỉnh sổ nhiều lần.”

Thủ tục hợp thửa đất: Trình tự giải quyết theo quy định hành chính

Việc hợp thửa đất không chỉ cần đo đạc chính xác ngoài thực địa mà còn phải tuân thủ đầy đủ thủ tục hành chính được quy định tại Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Dưới đây là trình tự xử lý hồ sơ hợp thửa đất theo đúng quy định hiện hành, được triển khai tại các địa phương trên cả nước.

Nơi nộp hồ sơ

Người sử dụng đất có thể nộp hồ sơ tại hai địa điểm tùy theo nhu cầu và thuận tiện:

• Bộ phận một cửa của UBND cấp huyện: Đây là nơi tiếp nhận chính thức hồ sơ đăng ký biến động đất đai, bao gồm thủ tục hợp thửa.
• UBND cấp xã (phường/thị trấn): Trường hợp người dân không thể lên huyện, có thể nộp tại xã. Trong vòng 03 ngày làm việc, UBND xã sẽ có trách nhiệm chuyển toàn bộ hồ sơ hợp lệ lên UBND huyện để xử lý theo quy trình.

Hình thức nộp:

• Nộp trực tiếp.
• Nộp qua đường bưu điện.
• Một số địa phương hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng DVC tỉnh.

Các bước xử lý của cơ quan nhà nước

Sau khi người dân nộp hồ sơ hợp thửa, cơ quan chức năng sẽ tiếp nhận và xử lý qua 5 bước hành chính rõ ràng theo hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

• Bước đầu tiên là tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ. Cán bộ địa chính sẽ rà soát kỹ các thông tin như ranh giới thửa đất, diện tích theo sổ đỏ, quyền sử dụng đất hiện tại, mục đích sử dụng và tình trạng tranh chấp (nếu có). Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không rõ ràng hoặc còn thiếu giấy tờ, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung. Thời gian bổ sung hồ sơ tối đa không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
• Tiếp theo, khi hồ sơ đã hợp lệ, người dân sẽ được cấp phiếu tiếp nhận và ghi rõ thời gian hẹn trả kết quả. Thời hạn xử lý thường kéo dài từ 10 đến 15 ngày làm việc, tùy vào từng địa phương và tính chất của loại đất.
• Ở bước thứ ba, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất (VPĐKQSDĐ) sẽ triển khai xử lý chuyên môn. Cơ quan này có trách nhiệm đo đạc địa chính hoặc xác nhận kết quả đo đạc do đơn vị tư vấn cung cấp. Sau đó, tiến hành lập bản trích đo mới phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, cập nhật dữ liệu vào hệ thống địa chính, đồng thời hoàn thiện hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới cho thửa đất đã hợp nhất.
• Bước bốn là trình hồ sơ lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp huyện để phê duyệt và ký cấp sổ đỏ. Chỉ khi văn bản phê duyệt được ký, Giấy chứng nhận mới mới có giá trị pháp lý.
• Cuối cùng, kết quả sẽ được trả lại cho người dân. Tùy theo hình thức đã đăng ký, người dân có thể đến nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nhận lại tại UBND xã – nơi đã nộp hồ sơ ban đầu. Trong trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến, kết quả có thể được gửi về tận nhà qua đường bưu điện.

Các trường hợp đặc thù

• Trường hợp thứ nhất là hợp thửa sau khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Lúc này, người mua đất phải hoàn thành đầy đủ thủ tục đăng ký biến động (cập nhật thông tin người sử dụng đất mới) trước khi được phép hợp thửa. Nếu chưa hoàn tất cập nhật chủ mới, hồ sơ sẽ bị trả lại.
• Trường hợp thứ hai là hợp thửa liên quan đến tranh chấp hoặc thửa đất đang bị kê biên/thế chấp. Trong các tình huống này, cơ quan tài nguyên chỉ được xử lý sau khi có quyết định giải quyết tranh chấp có hiệu lực pháp luật hoặc sau khi việc kê biên được hủy bỏ, giải chấp hoàn tất.
• Trường hợp thứ ba là hợp thửa sau khi Nhà nước thu hồi một phần đất. Với tình huống này, cơ quan tài nguyên – môi trường sẽ tự động đo đạc lại phần còn lại của thửa đất, điều chỉnh bản đồ địa chính và cấp lại Giấy chứng nhận cho diện tích sau thu hồi mà người dân không cần nộp thêm đơn riêng.
• Trường hợp cuối cùng thường xảy ra là khi các thửa đất cần hợp có mục đích sử dụng khác nhau (ví dụ: một thửa đất ở và một thửa đất nông nghiệp). Trước khi hợp thửa, người sử dụng đất bắt buộc phải thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất sao cho thống nhất mục đích sử dụng. Việc hợp thửa chỉ được phép tiến hành khi hai hoặc nhiều thửa đất có cùng loại hình sử dụng theo quy định của pháp luật đất đai.

Tóm tắt quy trình hợp thửa đất dành cho người dân

Thời gian giải quyết thông thường: 15 ngày làm việc (không tính thời gian bổ sung giấy tờ, địa bàn miền núi có thể kéo dài thêm 10 ngày).

Kết luận

Trong mọi thủ tục liên quan đến đo đạc, hợp thửa, giải phóng mặt bằng hay xin phép xây dựng, việc lựa chọn một đơn vị có năng lực và kinh nghiệm là yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý, tiến độ và quyền lợi của người dân. BÁCH KHOA tự hào là đơn vị hàng đầu tại TP.HCM trong lĩnh vực đo đạc bản đồ, pháp lý nhà đất và thi công xây dựng, với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, thiết bị hiện đại chuẩn VN-2000 và quy trình chuyên nghiệp – minh bạch. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ uy tín, rõ ràng, chi phí hợp lý, đồng hành cùng khách hàng từ khâu khảo sát hiện trạng đến hoàn thiện hồ sơ pháp lý, giúp bạn an tâm trong mọi thủ tục liên quan đến đất đai và xây dựng.